Dokumentenmanagement als Teil des Wissensmanagements?

Modernes Wissensmanagement bedeutet heutzutage weit mehr als das reine Verwalten von Informationen. Neben der Anforderung der integrierten Chat-/ Forum-/ Aufgabenfunktion (siehe auch: https://www.xing.com/communities/posts/was-bedeutet-wissenskommunikation-1014444590 ) erwarten wir einen komfortablen Umgang mit Dokumenten.


Gerade im Mittelstand sind die Dokumente in unterschiedlichen Systemen verstreut. Vom Klassiker „Dateiverzeichnis“ über das wenig komfortable Sharepoint bis hin zu lokalen Ablageorten und dezentralen Systemen.

Ein Wissenseintrag kann aus allen möglichen Medien bestehen. Podcast, Video, 3D-Dokumentation, Webinaraufzeichnung, Bildern oder natürlich aus einem Dokument. Dem Dokument kommt nach wie vor eine besondere Bedeutung zu. Schließlich will man mit der Einführung eines modernen WM auch das Chaos der Datei-Versionsverwaltung in den Griff bekommen. Deshalb bietet sich ein integriertes Komfort-Dokumentenmanagement an. Wie funktioniert das? Dazu möchte ich ein Szenario beschreiben:

Angenommen, wir wären ein Maschinen- und Anlagenbauer. Für unsere Produkte und Anlagenteile gibt es Datenblätter. Es kommt häufiger vor, dass generelle Änderungen – beispielsweise bei Softwareupdates-  in allen damit zusammenhängenden Dokumenten global geändert werden müssen. In jedem Flyer, jeder Produktbeschreibung, jeder Dokumentation etc. Gleichzeitig erwarten wir eine saubere Versionsverwaltung und einen sicheren Freigabe-Prozess.

In der Praxis hat sich dafür das Quelldokument-Verfahren bewährt. Entsprechend der Rechte und Rollen liegt die Verantwortung für das Master(Quell-)dokument beispielsweise beim Produktmanagement. Hier wird die abgesicherte Information im Dokument sichergestellt. Aber nicht jede Abteilung braucht das – unter Umständen mehrere hundert Seiten starke Masterdokument, sondern nur den Teil, der für die eigene Arbeit von Belang ist. Dieser relevante Abschnitt wird aus dem Quelldokument in den entsprechenden Bereich kopiert (zum Beispiel Montageabteilung). Das kann in beliebig vielen Fällen viele Male erfolgen. Kommt nun eine zentrale Änderung, beispielsweise eine neue gesetzliche Vorgabe, dann wird diese Passage im Master(Quell-)dokument geändert nach Prüfung (Vieraugenprinzip) auf alle Unterdokumente vererbt. Die vorherigen Versionen bleiben erhalten.

Vor wenigen Tagen rief mich ein Produzent von Gesundheitsgeräten zu sich, um für die Zukunft einen Fehler auszuschließen, der sich just im Unternehmen ereignet hatte: Aufgrund verteilt gelagerter Informationen und nicht vorhandenem Wissensmanagement fiel eine Entscheidung, die zum Ausverkauf eines seltenen Ersatzteiles führte. Dieser Fehler geschah nur, weil die Information über das neue Lagerungsverfahren nicht allen Beteiligten zur Verfügung stand.

Dabei wird in vielen Fällen nicht zwingend die amtliche Revisionssicherheit gefordert. Aber eben eine saubere Dokumentenverwaltung, die auf jeden Fall sehr viel komfortabler ist, als die historisch gewachsenen Ablageorte. Einer der wenigen Literaturbeiträge ist eine Studienarbeit von Kerstin Albrecht aus dem Jahr 2001 an der International School of Management. Mit dem Einsatz digitaler Methoden und Schnittstellen haben sich die Möglichkeiten seitdem grundlegend verändert. Wissensmanagement wird damit zu einer strategischen Anwendung im Unternehmen.